Handbok – ITP
Handboken innehåller allt du behöver veta om sjukanmälan, nyanställning och andra villkor och regler. Via Internetkontoret kan du anmäla de flesta av ändringarna som ska göras.
ITP 1
Handbok för handläggare av ITP 1 och ITP 2 som pdf
ITP 2
Vad vill du veta mer om? Du kan läsa mer under respektive stycke nedan.
- Nyanställning/inträde
- Löneändring
- Sjukdom
- Anställning upphör
- Tjänstledighet
- Utlandstjänstgöring
- Delpension
- Rörlig pension, ITPR
- Förtida uttag
- Ålderspension
- Dödsfall
- Premieavisering
- Mer information
När anställningsavtalet är klart, ska du anmäla den nyanställde till PP Pension. Försäkringen gäller från och med första anställningsmånaden.
Vikarier, praktikanter och visstidsanställda omfattas av ITP-planen efter det att anställningen varat tre hela kalendermånader i en följd. Om anställningen fortsätter efter nämnda period ska ITP-försäkring tecknas från första anställningsmånaden.
Vem ska anmälas?
Alla tjänstemän och journalister (även provanställda) som fyllt 18 år och som har en ordinarie arbetstid om minst 8 timmar per helgfri vecka räknat i genomsnitt under en period om tre kalendermånader ska anmälas.
Hur anmäler du?
Anmäl inträde via internetkontoret, då gör vi en förfrågan om samordning till den anställde om så krävs. Om ni använder blankett ska arbetsgivaren och den anställde fylla i och skriva under blanketten Anmälan om inträde. Blanketten skickas sedan till PP Pension.
Tänk på att:
1. Avtalsområde måste anges eftersom försäkringsvillkoren i viss mån skiljer sig mellan olika avtalsområden.
2. Oavsett när under året anställningen börjar, är det hela årslönen som ska uppges. Hel årslön får du fram genom att multiplicera den anställdes månadslön med 12,2 då är även semestertillägget inkluderat. (Om du använder blankett finns ytterligare information om hur man beräknar årslönen på baksidan)
3. Du ska ange från och med vilken månad försäkringen ska gälla.
4. Om den anställde inte är fullt arbetsför när anmälan görs ska du göra en anteckning om det.
5. Om den anställde har fyllt 25 år (journalister) eller 28 år (övrig personal), kommer vi att ta in uppgifter för samordning av tidigare pensionsrätt. Om ni anmäler inträdet på blankett ska han/hon själv fylla i uppgifter om tidigare pensionsrätt.
6. Blanketten ska undertecknas av både arbetsgivaren och den anställde (obligatoriskt) innan den sänds till PP Pension.
Årslönen ligger till grund för den anställdes pensionsförmåner och företagets premier. Därför ska alla löneändringar anmälas till PP Pension, oavsett när under året de sker.
När ska du anmäla?
Det vanligaste är att lönen ändras en gång per år efter slutförda löneförhandlingar. Anmäl nya löner så snart de centrala löneförhandlingarna är klara via funktionen lönelistan i internetkontoret. Lista skickas ut på begäran om företaget inte är anslutet till internetkontoret.
När en löneändring sker vid annan tid på året, gör du en anmälan om ändrad årslön med de nya uppgifterna.
Hur beräknas årslönen?
Med årslön avses 12,2 multiplicerat med aktuell månadslön. Genom att använda talet 12,2 inkluderar man även semesterlönen i årslönen. Om den anställde har provision eller andra liknande rörliga lönedelar ska årslönen ökas på med ett genomsnitt av de rörliga lönedelarna under de tre senaste åren, inklusive semestertillägg. Om den anställde har ersättning för obekväm eller förskjuten arbetstid, regelmässigt förekommande skiftarbete, jourtid eller beredskapstjänst ska årslönen ökas med den under närmast föregående kalenderår utbetalda ersättningen, inklusive semestertillägg.
Om en anställd blir sjuk
Om en anställd är sjuk en längre tid, kan han eller hon bli berättigad till sjukpension från PP Pension. Se vidare under avsnittet Sjukdom. Om lönen har ändrats under sjuktiden, ska den nya lönen anmälas först då den anställde återgår i tjänst på heltid.
I dessa fall ska du inte anmäla
När en anställd är sjukskriven på hel- eller deltid, ska du inte anmäla löneändring. Det gör man först när han eller hon återigen är fullt frisk och arbetsför.
Du ska heller inte anmäla löneändring för den som är tjänstledig. Först när den anställde återgår i tjänst, behöver vi löneanmälan.
Kontrollera via internetkontoret eller på listan att alla anställda är anmälda till PP Pension. Om någon inte är anmäld ska inträde skickas till oss. För den som har slutat ska anmälan om avgång ur tjänst göras.
När någon anställd blir sjuk en längre tid, kan det innebära att han eller hon har rätt till sjukpension från ITP-försäkringen. Därför ska man alltid anmäla långvarig sjukdom till PP Pension.
När ska du anmäla?
När du vet att någon försäkrad kommer att vara arbetsoförmögen till minst 25 procent på grund av sjukdom eller olycksfall under en period om mer än 90 dagar, ska du anmäla detta till oss. Karenstiden kan vara uppdelad i perioder under de senaste 12 månaderna. Om karenstiden är uppdelad i perioder måste den sammanlagda karenstiden uppgå till 105 dagar.
Om sjukskrivningen förlängs
Skulle sjukskrivningen förlängas, ska du skicka en kopia på läkarintyget till PP Pension. Komplettera läkarintyget med personnummer, om det inte redan finns angivet.
Sjukersättning och aktivitetsersättning
Om den försäkrade får sjukersättning eller aktivitetsersättning i stället för sjukpenning, ska du skicka en kopia av Försäkringskassans beslut till oss på PP Pension. Ersättningen från ITP-försäkringen kan bli högre vid sjukersättning eller aktivitetsersättning.
När sjukskrivningen upphör
Så snart den anställde är frisk och har återgått i tjänst, ska du anmäla detta. Ange datum då den försäkrade är åter i tjänst samt aktuell lön vid frisktidpunkten.
Tänk på att:
Bifoga läkarintyg för hela sjukperioden. Det får inte uppstå några ”luckor” i sjukskrivningsperioden. Då kan den försäkrade gå miste om ersättning.
Om det finns beslut från Försäkringskassan om sjukersättning, aktivitetsersättning eller arbetsskada, ska en kopia av beslutet bifogas.
När ska du anmäla?
Anmäl alltid när någon slutar sin tjänst. Helst i god tid. Då slipper företaget betala premier ”i onödan”. Du ska inte anmäla avgång ur tjänst när någon går i pension.
Hur anmäler du?
Anmäl avgång via internetkontoret eller fyll i och skicka blanketten Anmälan om avgång ur tjänst.
Tjänstledighet anmäls via internetkontoret eller på särskild blankett. Se vidare under avsnittet Tjänstledighet.
Hur länge gäller försäkringen?
Vår ITP-försäkring har ett efterskydd om tre månader. Det innebär att den som inte omedelbart blir försäkrad hos en ny arbetsgivare har kvar sitt försäkringsskydd i tre månader.
Hur meddelas den anställde?
När vi har fått arbetsgivarens anmälan om avgång ur tjänst, skickar vi ett så kallat fribrev till den försäkrade. Det innehåller ett besked om hur stor pensionsrätt som har tjänats in till dess anställningen upphörde.
Tänk på att:
Anmäl snarast när någon ska sluta. PP Pension har nämligen rätt att ta ut premier för den anställde tills anmälan kommer in.
Försäkringen gäller under uppsägningstiden även om den anställde inte har skyldighet att arbeta.
Det finns många olika skäl till att en anställd blir borta från arbetet under en tid. I vissa fall är arbetsgivaren skyldig att upprätthålla försäkringen under frånvaron. I andra fall inte. Här nedan beskriver vi vad som gäller i några av de vanligaste fallen.
Militär grundutbildning
Arbetsgivaren är inte skyldig att upprätthålla försäkringen under militär grundutbildning. Anmäl därför tjänstledighet till PP Pension.
Militär repetitionsövning
Tiden är pensionsgrundande och arbetsgivaren ska därför betala premier som vanligt under ledigheten. Tjänstledighet ska alltså inte anmälas.
Föräldraledighet
Under tiden den anställde får föräldrapenning är det praxis att arbetsgivaren upprätthåller försäkringen. Enligt ITP-avtalet räknas nämligen tid med föräldrapenning som pensionsgrundande tjänstetid. Om föräldern därefter är fortsatt ledig, ska du anmäla tjänstledighet för den fortsatta ledigheten.
Studieledighet
När en anställd är studieledig ska det som regel anmälas som tjänstledighet till PP Pension. Det finns ingen skyldighet för arbetsgivaren att betala premier under studieledigheten. Men om utbildningen är viktig för arbetet kan arbetsgivaren och den anställde komma överens om att försäkringen ska gälla.
Sjukdom
Den anställde är försäkrad som vanligt under sjuktiden. Om sjukskrivningen varar mer än tre månader, ska du anmäla detta till PP Pension. Se vidare under avsnittet Sjukdom.
Tänk på att:
- Anmäla när tjänstledigheten upphör.
- Om den anställde har arbetat med något annat under tjänstledigheten är det viktigt att vi får veta det.
- Ange tidpunkten när premier ska börja betalas igen.
Om utlandstjänstgöringen varar i mer än ett år skall det anmälas till oss. Vid utlandstjänstgöring i ett land utanför EU/EES eller i ett land som Sverige inte har ingått socialförsäkringskonvention med ger ITP viss kompensation för bortfall av allmän pension. Om den anställde inte har rätt till svensk sjukpenning kan ersättning ges från ITP vid långvarig sjukdom.
ITP-planens regler om delpension har upphört att gälla med verkan från och med 1 januari 2001.
De anställda som hör till avtalsområdet Tidningsutgivarna/Handelsanställdas Förbund, och är födda 1959 eller tidigare har rätt till rörlig pension – ITPR. Det innebär att de har rätt till pension från och med månaden efter det att de har fyllt 62 år. Den anställde avgör själv om han eller hon vill avgå ur tjänst före 65 års ålder och samtidigt ta ut ITPR-pension.
När anmäler du?
Anmälan till PP Pension om att man vill ta ut ITPR-pension bör göras två till tre månader innan första pensionsmånaden.
Hur anmäler du?
Den anställde ska själv fylla i och underteckna blanketten Ansökan om rörlig pension – ITPR. Arbetsgivaren intygar på samma blankett att den anställde tillhör det aktuella avtalsområdet och att den anställdes uppgifter i övrigt stämmer.
Ålderspensionen påverkas inte
ITPR ger en pension på 72,5 procent av den pensionsmedförande lönen på lönedelar upp till 7,5 inkomstbasbelopp. På lönedelar mellan 7,5 och 20 inkomstbasbelopp ger ITPR 65 procent av lönen och mellan 20 och 30 inkomstbasbelopp är motsvarande siffra 32,5 procent.
ITPR betalas ut fram till dess att den anställde fyller 65 år. Då får hon eller han den vanliga ålderspensionen. Nivån på ålderspensionen påverkas inte av att man tar ut ITPR.
För att ha rätt till ITPR måste den anställde ha omfattats av pensionsavtalet mellan Tidningsutgivarna och Handelsanställdas Förbund i 180 månader, det vill säga 15 år.
Den som vill sluta arbeta före ordinarie pensionsålder, kan begära förtida uttag av ålderspensionen. Förtida uttag innebär att utbetalningstiden förlängs och därmed blir pensionen per månad lägre än vid ordinarie pensionsålder.
För den som ska göra ett förtida uttag av sin pension, gäller förmånligare regler om man väntar till 62 års ålder. Pensionen minskar inte lika mycket som när man tar ut den före 62 års ålder.
När anmäler du?
Företaget anmäler förtida uttag på begäran av den anställde.
Hur anmäler du?
Anmälan gör du genom att ringa eller skicka ett brev till PP Pension. Vi gör sedan en beräkning av pensionens storlek.
Tänk på att:
Om det är av hälsoskäl som den anställde vill trappa ned, bör man alltid undersöka möjligheterna till sjukersättning eftersom det är det ekonomiskt sett mest fördelaktiga. Sjukersättning sänker inte ålderspensionen från 65 år.
Kontakta PP Pension i god tid före den aktuella pensioneringen.
För nästan alla anställda som är försäkrade i PP Pension är pensionsåldern 65 år. Till dem betalar vi ut pension från och med den månad han eller hon fyller 65 år. Den som har lägre pensionsålder får sin pension från och med månaden efter det att pensionsåldern har uppnåtts.
Ingen anmälan behövs
Arbetsgivaren behöver inte göra någon anmälan för att ålderspensionen ska börja betalas ut. Den anställde får ett brev från oss cirka två månader innan pensioneringen. Det innehåller en beräkning av pensionens storlek, ett informationsblad och en svarsblankett. Pensionen kan tas ut livsvarigt eller på kortare tid. På svarsblanketten kan den anställde också meddela om han eller hon vill skjuta upp pensionen.
ITPK kompletterar
ITPK är en kompletterande pension som den anställde själv bestämmer under vilken tid den ska tas ut. Den kan tas ut livsvarigt och brukar då motsvara 3-5 procent av lönen. Tar man ut den under exempelvis fem år, motsvarar den 10-15 procent av lönen.
Uppskjuten pension
Pensionen kan skjutas upp hur länge som helst. När pensionen skjuts upp, blir den också högre per månad. Då den anställde vill ta ut pensionen, skickar vi en ny beräkning av pensionens storlek.
Om ett dödsfall inträffar bland de anställda som är försäkrade hos PP Pension, är det viktigt att du anmäler detta snarast.
Hur anmäler du?
Anmälan gör du genom att ringa eller skicka ett brev till PP Pension. De uppgifter vi behöver är den avlidnes namn, personnummer, adress och datum för dödsfallet samt namn på den person vi ska skicka brev och eventuella övriga handlingar till. Glöm inte att även anmäla dödsfallet till det bolag som ni har er TGL-försäkring hos.
Pension till efterlevande
Om den anställdes försäkring innehåller förmåner till efterlevande, gör vi på PP Pension en undersökning för att utreda om efterlevandepension ska betalas ut. I de fall det blir aktuellt med utbetalning, skriver vi direkt till de efterlevande för att meddela detta och anger pensionens storlek.
En gång i månaden får alla våra anslutna företag en faktura med de premier som ska betalas in för de anställda.
Fakturan redovisar förra månadens premie plus eller minus eventuella ändringar som har skett sedan dess. Om inga ändringar har skett är premien densamma som föregående månad.
På fakturan redovisar vi också vad som har hänt månaden innan fakturan skickades ut (se kontoutdrag).
Frågor om fakturan
Du är förstås välkommen att höra av dig till oss, om du har frågor eller om något inte verkar stämma.
Fakturans innehåll
Fakturan innehåller uppgifter om:
- vilken månad fakturan avser
- premien på den förra fakturan som företaget fick
- om månadsavgiften har ändrats sedan förra gången (ändringarna specificeras i så fall i en bilaga som följer med fakturan)
- summan efter eventuella ändringar (om inga ändringar har skett, är summan densamma som på förra fakturan)
- summan för eventuella retroaktiva ändringar
- den totala avgiften som ska betalas den aktuella månaden
Utöver ovanstående, redovisar vi vad som har skett på företagets "konto" hos oss. Här hittar du information om betalningar som skedde under förra månaden.
När vi har lagt till premien för den aktuella månaden får vi fram ett utgående saldo.
Du är välkommen att höra av dig till oss med frågor om företagets ITP-försäkring. Vi hjälper dig med anmälningarna och svarar på frågor om ersättningar med mera. I viss mån kan vi också hjälpa till med frågor om de lagstadgade försäkringarna.
Om du har några frågor kan du kontakta vårt Kundcenter på telefon 020-29 90 50 eller e-post: kundcenter@pppension.se
